Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Biro Humas dan Protokol Provinsi Sumatera Selatan

Sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 55 tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Selatan, dimana Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Selatan merupakan salah satu unit kerja pada satuan kerja perangkat daerah Provinsi Sumatera Selatan yang mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi perangkat daerah di bidang hubungan masyarakat dan keprotokolan.

Untuk melaksanakan tugas tersebut di atas, Biro Humas dan Protokol mempunyai fungsi sebagai berikut :

a.    Penyiapan bahan pengkoordinasian perumusan kebijakan perangkat daerah di bidang hubungan masyarakat, keprotokolan, pelayanan tamu pimpinan, dan informasi publik.

b.    Penyiapan bahan penyelenggaraan pembinaan administratif di bidang hubungan masyarakat, keprotokolan, pelayanan tamu pimpinan dan informasi publik.

c.    Penyiapan bahan pengendali sumber daya aparatur, keuangan, sarana dan prasarana di bidang hubungan masyarakat, keprotokolan, pelayanan tamu pimpinan dan informasi publik.

d.    Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Selatan terdiri atas beberapa bagian yaitu BagianAdministrasi dan Dokumentasi, Bagian Hubungan Masyarakat dan Bagian Protokol.

Adapun tugas pokok dan fungsi bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut:

(1)  Bagian Administrasi dan Dokumentasi mempunyai tugas menyusun program dan kegiatan administrasi, dokumentasi dan perjalanan dinas Pimpinan dan Biro. Untuk melaksanakan tugas, Bagian Administrasi dan Dokumentasi mempunyai fungsi :

a.    Menyusun rencana program dan kegiatan Biro;

b.    Mengkoordinasikan pengelolaan informasi yang didokumentasikan; dan

c.    Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

(1.1)     Subbag Pengelolaan Data dan Dokumentasimempunyai tugas:

a.    Mencari, mengumpulkan, mengelola, menverifikasi data dan informasi secara sistematis, akurat dan akuntabel;

b.    Memilih, memilah, mendokumentasikan seluruh dan berita/onformasi/hasil pemberitaan dalam bentuk kliping, video, DVD dan sejenisnya secara sistematis;

c.    Melaksanakan pengumpulan pengklarifikasian data dan informasi untuk umpan balik bahan informasi;

d.    Melakukan analisa isi pemberitaan media massa dan pemetaan dinamika isu pemberitaan media massa; dan

e.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

(1.2)     Subbag Tata Usaha, mempunyai tugas:

a.    Menyusun perencanaan dan penganggaran;

b.    Membuat standar operasional dan prosedur;

c.    Mengurus administrasi kepegawaian, keuangan, dan barang inventarisasi;

d.    Menghimpun dan mengolah data untuk penyusunan laporan;

e.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

(1.3)     Subbag Informasi publik dan Penanganan Pengaduan, mempunyai tugas:

a.    Menyampaikan informasi secara berkala dan sesuai kebutuhan;

b.    Menyediakan informasi bagi pemohon layanan informasi secara cepat, tepat dengan mengedepankan prinsip pelayanan prima;

c.    Mengkompilasi bahan dan data sebagai bahan informasi publik;

d.    Melakukan pengelolaan sarana dan prasarana teknologi informasi (website) dilingkungan Sekretariat Daerah ;

e.    Menyediakan akses bagi masyarakat untuk berpartisipasi dalam menyampaikan aspirasi, masukan dan kritik terhadap kebijakan Pemerintah Provinsi dilingkungan Sekretariat Daerah;

f.     Melakukan penyiapan bahan koordinasi penanganan dan krisis pemberitaan serta penanganan pengaduan masalah pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan;

g.    Memfasilitasi penanganan pengaduan masyarakat dilingkungan Sekretariat Daerah;

h.    Menyusun, membuat dan menyampaikan hak jawab dan hak koreksi terhadap pengaduan masyarakat dilingkungan Sekretariat Daerah; dan

i.      Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

(2)  Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas menyampaikan informasi kepada masyarakat terkait dengan kebijakan, program dan kegiatan pemerintah provinsi secara lengkap, utuh, tepat dan benar serta memberikan pemahaman kesamaan visi, misi dan persepsi antara masyarakat, media dan pemerintah provinsi. Untuk melaksanakan tugas bagian hubungan masyarakat mempunyai fungsi :

a.    Mengkoordinasikan penyerapan aspirasi sebagai bahan evaluasi kebijakan, program dan kegiatan pemerintah provinsi;

b.    Mengkoordinasikan kegiatan publikasi tentang kebijakan, program dan kegiatan pemerintah provinsi kepada masyarakat;

c.    Memberikan dan menyebarluaskan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan;

d.    Pemberian tanggapan terhadap berita dan pendapat publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan; dan

e.    Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

(2.1)     Subbag Pemberitaan dan Audiovisual mempunyai tugas :

a.    Melaksanakan penentuan skala prioritas isu kebijakan, program dan kegiatan pemerintah provinsi yang akan dipublikasikan;

b.    Melaksanakan pemetaan dan penganalisaan isi berita sebagai bahan siaran pers;

c.    Menyiapkan, menyusun, menulis berita, menyunting berita sebagai siaran pers;

d.    Melaksanakan dan menyiapkan jumpa pers;

e.    Memfasilitasi dan menyiapkan sarana dan prasarana media center; dan

f.     Menyiapkan sarana dan prasarana foto, video dan rekaman suara untuk bahan publikasi dan dokumentasi;

g.    Menyiapkan dan memelihara peralatan video dan audio serta audiovisual;

h.    Menyusun dan mengumpulkan pemberitaan media massa baik cetak maupun elektronik;

i.      Melakukan liputan kegiatan yang dihadiri Gubernur/Wakil Gubernur atau yang mewakili; dan

j.      Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan pimpinan.

(2.2)     Subbag Publikasi, Penerangan dan Distribusi, mempunyai tugas:

a.    Melaksanakan penyampaian informasi tentang kebijakan, program dan kegiatan pemerintah provinsi kepada masyarakat melalui media luar ruang, media internal maupun eksternal;

b.    Melaksanakan pendistribusian hasil penerbitan media internal maupun eksternal;

c.    Melaksanakan indentifikasi respon masyarakat terhadap isi berita yang telah didistribusikan dalam rangka penyusunan evaluasi kebijakan, program dan kegiatan pemerintah provinsi;

d.    Mendistribusikan hasil penerbitan media (advertorial, foto, video, artikel dan sejenisnya) kepada masyarakat;

e.    Melaksanakan evaluasi berdasarkan sumber data dan kebijakan;

f.     Membuat rekomendasi berdasarkan hasil analisa data dan kebijakan serta memberikan umpan balik; dan

g.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

(2.3)     Subbag Hubungan Media dan Kerjasama mempunyai tugas:

a.    Melaksanakan indentifikasi/inventarisasi dan verifikasi kebutuhan media dalam rangka menjalin kerjasama dengan media;

b.    Melaksanakan penyusunan naskah perjanjian/kontrak kerjasama dengan media serta melaksanakan proses administrasi pembayaran kepada media;

c.    Melaksanakan kerjasama dengan lembaga humas pemerintah maupun swasta, melaksanakan komunikasi persuasif dan negosiasi;

d.    Melaksanakan analisa kebutuhan media untuk penyebarluasan informasi pemerintah provinsi;

e.    Menjalin hubungan kerjasama dengan pengelola informasi, pengelola dokumentasi dan lembaga kehumasan lainnya di lingkungan instansi pemerintah provinsi dan kabupaten/kota;

f.     Menyusun data base lembaga/organisasi mitra kerja;

g.    Menjalin hubungan kerja dan koordinasi dengan lembaga kehumasan lainnya melalui forum koordinasi/diskusi kehumasan;

h.    Melaksanakan program kemanusiaan, menyelenggarakan dan mengikuti pameran, seminar, lokakarya dan kegiatan sejenisnya sesuai dengan bidang tugasnya;

i.      Menghubungi media yang akan menerbitkan berita; dan

j.      Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

(3)  Bagian Protokol mempunyai tugas melaksanakan pelayanan tamu pimpinan dan mengatur acara pimpinan di lingkungan Pemerintah Provinsi.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bagian Protokol mempunyai fungsi:

a.    Pelaksanaan pelayanan tamu negara dan tamu daerah serta mengatur hubungan antara lembaga korps diplomatik dengan pemerintah provinsi;

b.    Menyiapkan data-data administrasi yang di perlukan pimpinan untuk keperluan kunjungan kerja;

c.    Pelaksanaan rencana acara pimpinan pemerintah provinsi dan mengkoordinasikan rencana kunjungan kerja ke daerah dan luar daerah; dan

d.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

(3.1)     Subbag Acara mempunyai tugas:

a.    Menyiapkan dan mengatur acara kedinasan seperti upacara, pelantikan, rapat dinas dan lainnya;

b.    Mengkoordinasikan dan menetapkan pendamping pimpinan pada acara dan kegiatan lainnya;

c.    Menyusun dan membuat jadwal acara pimpinan; dan;

d.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

(3.2)     Subbag Tamu Pimpinan mempunyai tugas:

a.    Menyiapkan penerimaan tamu pemerintah provinsi dalam hal akomodasi/pengantar tamu;

b.    Menyiapkan tanda kenang-kenangan/cinderamata bagi tamu pemerintah provinsi;

c.    Mengkoordinasikan penyiapan akomodasi/pengamanan tamu pemerintah provinsi;

d.    Menyiapkan bahan rencana agenda kunjungan kerja;

e.    Mengatur dan menghubungi pendamping pimpinan dalam menerima audiensi;

f.     Mengkoordinasikan dan mempersiapkan penyambutan tamu pimpinan di ruang VIP room bandara;

g.    Menerima naskah dinas dari pimpinan, mencatat dan menyampaikan kepada unit yang dituju;

h.    Mengatur menata surat masuk dan surat keluar yang di tujukan kepada pimpinan dan yang dimohon tandatangan pimpinan;

i.      Menyiapkan dan memelihara catatan-catatan arsip, buku-buku dan dokumentasi yang merupakan tanggungjawab;

j.      Mengurus penerimaan tanda jasa/penghargaan pimpinan;

k.    Menyiapkan naskah sambutan pimpinan;

l.      Menyiapkan bahan/data yang diperlukan pimpinan.

m.  Menyiapkan data yang diperlukan pimpinan untuk keperluan kunjungan kerja;

n.    Menyiapkan data periodik surat masuk dan keluar yang ditujukan kepada pimpinan;

o.    Menyiapkan bahan laporan kegiatan pimpinan;

p.    Menyiapkan dan memfasilitasi peralatan kantor, alat tulis kantor dan alat kebersihan kantor;

q.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

(3.3)     Subbag Hubungan Keprotokolan mempunyai tugas:

a.    Mengkoordinasikan kegiatan atau acara pimpinan di luar provinsi;

b.    Mengkoordinasikan dan kerjasama dengan protokoler instansi vertikal/ lembaga tinggi negara/departemen;

c.    Menyiapkan bahan koordinasi pimpinan dengan instansi vertikal/lembaga tinggi negara/departemen;

d.    Menyiapkan bahan pimpinan terkait kerjasama luar negeri; dan

e.    Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.